ARQUIVO DE DOCUMENTAÇÃO

ORIGEM: CCDR-Alentejo (Dr. Luís Manuel Rosmaninho Santos)
DATA: 29/03/2007

Face ao pouco espaço de que dispõe nas instalações da autarquia, solicita a Junta de Freguesia de Orada parecer jurídico em matéria de arquivo, com vista a apurar quanto tempo é necessário guardar determinados documentos e a partir de quando podem outros ser destruídos (estando em causa assuntos relativos a contabilidade, recenseamento eleitoral, licenciamento de canídeos, ciclomotores e análogos, cemitério, actas de reuniões dos órgãos da autarquia e outros documentos em geral).

Cumpre informar:

1. A gestão da documentação produzida e recebida pela freguesia no âmbito das suas atribuições e competências encontra-se regulada – no que ao arquivo diz respeito – pelas normas do “Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais”.

Este regulamento, aprovado pela Portaria nº 412/2001, de 17 de Abril, e publicado como seu anexo, assume um carácter obrigatório para as autarquias locais (vide o artigo 2º da portaria) e abrange o tratamento a dar a todos os documentos relacionados com a actividade administrativa da autarquia. Tratamento esse que é composto de vários procedimentos, tendo em vista a avaliação e selecção dos documentos e a eliminação de alguns deles.

2. Em primeiro lugar, a necessidade de proceder-se à avaliação dos documentos tem por objectivo determinar, conforme o caso, o seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos que sejam os prazos de conservação administrativa.

Os prazos de conservação administrativa assim como o posterior destino a dar a cada documento constam da tabela de selecção que está anexada ao regulamento. Tornando-se necessária a sua consulta caso-a-caso, importa ter em atenção que tais prazos são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos (como decorre do número 3 do artigo 2º). Mais esclarece o número 4 do artigo 6º que as autarquias podem conservar determinados documentos por prazos mais dilatados do que os referidos na tabela desde que tal não afecte o bom funcionamento do serviços.

3. Devem pois ser seguidas as orientações fornecidas pela tabela, a qual se encontra dividida por enquadramentos orgânico-funcionais, sendo cada um destes decomposto por séries documentais, de acordo com os diferentes assuntos em que se traduz a actividade administrativa dos municípios e das freguesias.

Na dita tabela e relativamente à freguesia, há a notar a inserção de um enquadramento orgânico-funcional designado de “juntas de freguesia”, o qual contém referências a séries de documentos que são específicos desta autarquia, justificando-se sempre a sua consulta em primeiro lugar. Caso não se encontre aí mencionado o assunto a que diz respeito o documento deve então procurar-se a informação num outro enquadramento que abranja a matéria em causa.

Findos os prazos de conservação fixados na tabela, rege o número 1 do artigo 4º que a documentação que seja pouco utilizada seja remetida para os serviços de arquivo.

No que se refere à eliminação, adverte o número 2 do artigo 6º, que fica vedada a destruição de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação constantes da tabela. Passado este prazo e quanto àqueles que são para eliminar, devem os mesmos ser destruídos (ver o número 3 do artigo 6º), devendo no entanto ser seguidas algumas formalidades – as impostas pelo artigo 7º.

4. No seguimento do acabado de preconizar, dado o carácter obrigatório do regulamento arquivístico, é aconselhável que a Junta de Freguesia de Orada o obtenha, sendo conveniente a sua atenta consulta com vista a dar o tratamento correcto a cada documento, em função da natureza do assunto a que respeita e das respostas contidas na mencionada tabela de selecção.

Para o efeito mais nos cumpre informar que a Portaria nº 412/2001, de 17 de Abril (contendo em anexo o regulamento e a tabela acima referidos), encontra-se publicada no Diário da República, I Série – B, Nº 90, de 17 de Abril de 2001.

Este é, salvo melhor opinião, o meu parecer.